این روزها به ویژه در شرکت‌های استارت آپی برای بهتر دیده شدن و گشترش کسب و کارها توجه ویژه‌ای به ایجاد رویدادها یا همان تشریفات ایونت (event) می‌شود. اما آیا برپایی یک ایونت خوب درخور یک کسب و کار حرفه‌ای را می‌توان بدون رعایت اصول خاص آن برپا کرد؟ اگر به دنبال این هستید که تجربه‌ای نه چندان تلخ را در ایونت‌های خود تجربه نکنید، پیشنهاد می‌کنیم از گروه‌های تشریفاتی ایونت کمک بگیرید.

با این تفاسیر می‌توان گفت که بسیاری از افراد و کارفرماها در حال حاضر شناخت و آگاهی کافی را نسبت به این موضوع ندارند. در این مقاله ما قصد داریم برای ارائه هر چه بهتر و با کیفیت‌تر محصول یا خدمات شما به مشتریان اطلاعاتی در زمینه گروه‌های تشریفاتی و وظایف آن‌ها در اختیار شما قرار دهیم. اگر شما هم به دنبال پاسخ دادن سوالات خود در زمینه برگزاری تشریفات‌های همایشی هستید، پیشنهاد می‌کنیم مقاله ما را تا انتها دنبال کنید.

با ایونت‌ها بیشتر آشنا شوید

ممکن است واژه انگلیسی ایونت به گوش برخی نا آشنا برسد. دربار این موضوع باید گفت کلمه ایونت به معنای رویداد است که با توجه به مبحث بازاریابی و تبلیغات، مفاهیم گسترده‌ای را به خصوص برای کسب و کارها دربر می‌گیرد. ایونت‌ها می‌توانند شامل شاخه‌های تبلیغاتی، فرهنگی، هنری و… شوند.

با وجود این گستردگی می‌توان گفت که این ایونت‌ها به تنهایی قابل اجرا نخواهند بود و نیازمند فرد یا افراد متخصص در این زمینه است. همانطور که اشاره شد این ایونت‌ها یکی از روش‌های بازاریابی بشمار می‌روند که می‌تواند با دعوت افرادی از اقشار مختلف جامعه مثل هنرمندان، ورزشکاران، کارآفرینان و… همراه باشد.

تشریفات ایونت چگونه به برگزاری رویدادها کمک می کند؟

با وجود چهارچوب‌های برگزاری مراسم ایونت این نکته را هم باید اضافه کرد که در برگزاری اشکال مختلف آن هیچ محدودیتی وجود ندارد. شما می‌توانید با برنامه‌ریزی از پیش تعیین‌شده و استفاده از گروه متخصصین برگزارکننده تشریفاتی ایونت‌ها محتواهای مد نظرتان را به بهترین شکل اجرا کنید.

این برنامه‌ریزی‌ها می‌تواند شامل اهداف برگزاری رویداد، حوزه فعالیتی مد نظر، زمان‌بندی‌ها، استفاده از پلتفرف‌های مختلف اطلاع رسانی برای روز برگزاری، گردهمایی تیم اجرایی، تنظیم و مشخص کردن بودجه و بسیاری مسائل دیگر مربوط به ایونت شود. درباره این جزئیات در ادامه بیشتر توضیح خواهیم داد.

֎ مشخص کردن اهداف

تعیین هدف برگزاری ایونت موضوع و راهبرد کلی را برای اجرای مراسم مشخص می‌کند. برای برگزاری این نوع مراسم‌ها اهداف مختلفی وجود دارد. برخی از کارفرمایان به دنبال افزایش اطلاعات مخاطب از کسب و کار خود هستند. برخی دیگر ممکن است به دنبال فروش محصولات خود باشند و بسیاری از اهداف دیگر که از طرف مشتریان تشریفات ایونت مشخص می‌شود. برنامه‌ریزی دقیق در این مورد توسط تیم حرفه‌ای تشریفات بسیار دارای اهمیت است.

֎ حوزه فعالیتی

بعد از مشخص کردن هدف‌های برگزاری روشن کردن حوزه‌ای که فعالیت ایونت در آن چهارچوب شکل می‌گیرد می‌تواند برنامه‌ریزی‌ها را برای برگزاری مراسم مشخص کند. پیشنهاد می‌شود که اگر برای اولین بار هست که قصد برگزاری ایونت را دارید از مکان‌های کوچک با تعداد نفرات محدود استفاده و دعوت کنید. اگر چه تیم‌های حرفه‌ای و با تجربه در زمینه تشریفات قادر خواهند بود از کوچکترین تا بزرگترین مراسم‌ها را برای شما اجرا کنند.

֎ زمان‌بندی صحیح

یکی از کلیدی‌ترین بخش‌ها در تشریفات برگزاری همایش تعیین زمان‌بندی همایش است. زمان شروع و پایان هر بخش از ایونت باید طبق مدیریت تیم صورت بگیرد. این کار کمک می‌کند که فرد اجرا کننده مراسم بتواند در بهترین زمان، بهترین محتوا را در اختیار افراد حاضر قرار دهد. داشتن زمان کافی برای هر بخش ایونت بسیار مهم است.

بسیاری از رویداردها به دلیل رعایت نکردن این بخش بسیاری از کیفیت‌های اجرایی را از دست می‌دهند. لذا تیم تشریفات ایونت این بخش را هم مدیریت می‌کند.

֎ استفاده از روش‌های مختلف اطلاع رسانی

با توجه به اینکه موضوع هر ایونت از قبل مشخص و تنظیم می‌شود می‌توان دریافت که مخاطبان شما چه قشری از جامعه هستند. با شناسایی این موضوع و مطرح کردن آن با تیم برگزاری می‌توانید به صورت مشخص از طریق شبکه‌های مختلف اجتماعی و پنل‌های تبلیغاتی مخاطبان را جذب کنید. اطلاع رسانی درست به افراد می‌تواند در برگزاری یک ایونت با کیفیت و بازخورد بعد از آن کمک بسیاری می‌کند.

֎ تنظیم بودجه

با هر بودجه و اندازه‌ای می‌توان رخداد مورد نظر خود را برگزار کنید. این موضوع مشروط بر این است که مشاوران درستی در این زمینه به شما کمک کنند و خدمات رسانی صحیحی را ارائه دهند. در برخی موارد افراد می‌توانند با استفاده از اسپانسرهای تبلیغاتی بودجه تشریفات همایش خود را به راحتی تامین کنند. موضوع اسپانسر هم نیازمند اطلاعات و برنامه‌ریزی‌های درست قبل از اجرای رویداد است.

برگزاری ایونت چه کمکی به برندسازی می‌کند؟

یکی از مهم‌ترین خروجی‌های که برگزاری ایونت به همراه خواهد داشت، بحث برند سازی است. در واقع سازمان‌ها، شرکت‌ها و کسب و کارهای مختلف با برگزای ایونت یا همان رویدادها قدم بسیار موثری در برندسازی به همراه خواهند داشت. یکی از اهداف مهم در ایونت‌ها افزایش اعتبار برند است که با استفاده از محتواهایی که ارائه می‌شود در ذهن افراد نقش می‌بندد.

در ادامه این روند طی مرور زمان و با برگزاری رویدادهای مختلف جذب مشتری بیشتری صورت می‌گیرد که بازدهی خوبی را به همراه خواهد داشت. در کنار این موارد خدمات و محصولات شما به بهترین شکل به مردم معرفی خواهد شد. جنبه دیگر که این روزها در برند سازی بسیار مطرح می‌شود، معرفی شدن در فضاهای مجازی اجتماعی و رسانه‌ای است. شما با هزینه‌ای که در اختیار مراکز تشریفات ایونت می‌گذارید از طریق محتواهای سرگرمی، تصویری و حتی دادن گیفت‌های تبلیغاتی حس دوستانه و صمیمت در مخاطب ایجاد می‌کنید. در انتهای تمامی این روندها هزینه‌های پرداخت شده با بیشترین سود به شما برخواهد گشت.

سخن پایانی

با توجه به توضیحاتی که در این مقاله درباره تشریفات ایونت ارائه شد می‌توان دریافت انتخاب کردن یک گروه تشریفات برگزاری همایش و ایونت تا چه اندازه می‌تواند مهم باشد. از این جهت در این مقاله سعی بر این داشتیم تا به ارائه راهنمایی‌های لازم و مفید شما را در این راستا آگاه کنیم.