امروزه شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف برای این که بتوانند به اهداف خود دست پیدا کنند و یا به عبارتی دیگر پیشرفت نمایند، همایش‌هایی را برگزار می‌کنند. یکی از کارهایی که برای برگزار کردن همایش انجام می‌شود، آماده کردن چک لیست برگزاری ایونت است. به طور کلی باید گفت برگزار کردن یک همایش خوب، کار راحتی نیست و نیاز به تلاش دارد.
افراد مختلف برای این که بتوانند همایش خوبی داشته باشند، قبل از برگزار کردن آن، می‌بایست تمام کارهای لازم را داخل چک لیست برگزاری ایونت آماده کنند.
معرفی انواع ایونت‌ها با توضیحات
همان‌طور که توضیح دادیم، برگزاری ایونت می‌تواند تأثیر بسزایی در پیشبرد اهداف شرکت یا سازمان داشته باشد. در این قسمت قصد داریم انواع ایونت‌ها را با توضیحات مختصر و مفید برای خوانندگان شرح دهیم.
- سمینارها و کنفرانس‌ها: برگزار کردن کنفرانس‌ها و سمینارها با حضور مهمانان مشخصی انجام می‌شود. در این برنامه‌ها اطلاعات مشخصی برای ارائه کردن به مهمانان آماده می‌شود و به طور کلی باید گفت که سمینارها نسبت به سایر رویدادها، بازه زمانی کوتاه‌تری دارند.
- تورهای تفریحی کاری و همین‌طور برنامه‌های تشویقی: این رویدادها جزء رویدادهای گران قیمت هستند و برای هر فرد، باید هزینه‌های زیادی پرداخت شود. توسعه دادن برنامه‌های سازمانی و همین‌طور کسب و کارها، یکی از موضوعات مهمی است که در این رویدادها عنوان می‌شود.
- نمایشگاه تجاری: ازنمایشگاه‌های تجاری می‌توان به عنوان یک جریان پیشرو استفاده کرد. سازمان‌ها ممکن است با استفاده از این نمایشگاه، به عنوان حمایت کننده مالی و یا میزبان کسب و کارهای دیگر نقش آفرینی کنند.
- ایونت بازی تیمی: این نوع ایونت می‌تواند در بین سازمان‌های مختلف به عنوان یک برنامه محبوب در نظر گرفته شود. یکی از موضوعات بنیادی در این رویداد، مدیریت روابط است که برای محقق شدن آن، تلاش‌هایی صورت می‌پذیرد.
هر کدام از انواع رویدادهایی که در قسمت بالا توضیح دادیم، با هدف‌های مشخصی برگزار می‌شوند؛ بنابراین سازمان‌ها باید بدانند که چه می‌خواهند و چرا این رویدادها را برگزار می‌کنند.
اصول برگزاری ایونت چیست؟
با توجه به این که رقابت زیادی بین سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف وجود دارد، برگزار کردن یک همایش موفق می‌تواند راهی به سوی پیشرفت باشد. برای برگزاری ایونت به صورت موفق، یک‌سری اصول باید در نظر گرفته شوند که در ادامه مطلب به آن‌ها می‌پردازیم.
- از جمله اصولی که برای ایجاد یک رویداد خیلی خوب باید مد نظر قرار داده شود، مشخص کردن اهداف است. برگزار کنندگان همایش حتما باید از اهدافی که دارند، آگاهی داشته باشند. مشخص کردن هدف باعث می‌شود که سازمان‌ها بتوانند به خوبی کارهای خود را بر همان اساس پیش ببرند.
- یکی دیگر از اصول برگزاری ایونت که می‌تواند در جهت موفقیت هرچه بیشتر تأثیر گذار باشد، حوزه فعالیت رویداد است. اگر برای اولین بار اقدام به برگزاری رویداد می‌کنید، بهتر است که رویداد مورد نظرتان را در یک مکان کوچک‌تر و با مخاطبان کمتر برگزار کنید.
- زمان‌بندی درست نیز یکی از موارد مهمی است که در حوزه اجرای اصول برگزاری ایونت، حتماً باید مورد توجه قرار بگیرد. در این مورد باید گفت، برای این که رویداد شما بهترین بازدهی را داشته باشد، می‌بایست برای اجرای تک‌تک برنامه‌های آن، زمان‌بندی دقیقی داشته باشید.
- کمک گرفتن از یک تیم اجرایی حرفه‌ای نیز می‌تواند به صاحبان کسب و کار در زمینه توسعه کاری که دارند کمک کند. صاحبان مشاغل علاوه بر حضور خود در سمینار، بهتر است که از یک تیم اجرایی حرفه‌ای هم برای برگزاری بهتر برنامه‌های خود استفاده کنند.
برای برگزاری ایونت به چه نکاتی باید توجه کرد؟
مسلماً برای این که برگزار کردن ایونت به بهترین شکل ممکن صورت بگیرد، چند نکته باید مورد توجه قرار داده شود.
یکی از نکات مورد توجه در این زمینه، این است که میزبانان باید بهترین مکان را برای حضور مهمانان خود و اجرای برنامه‌هایشان در نظر بگیرند. پیشنهاد می‌کنیم که فاصله مکان برگزاری رویداد با محل اقامت میهمانان معقول باشد.
همه ما می‌دانیم که برای برگزار کردن انواع مختلفی از سمینارها و همایش‌ها، همچون برگزاری ایونت سازمانی، پرداخت هزینه‌هایی لازم است؛ بنابراین توجه داشتن به هزینه برگزاری ایونت نیز یکی از نکات مهمی است که باید به آن دقت شود. تمامی هزینه‌ها قبل از برگزار کردن مراسم، باید برآورد شوند تا کار میزبان هم راحت‌تر شود.
یکی از نکات کاربردی که بهتر است صاحبان مشاغل به آن توجه کنند، برگزاری ایونت تبلیغاتی است. کمک گرفتن از بازاریابی و تبلیغات، می‌تواند یک راه خوب برای روند بهتر شدن کار باشد. همین‌طور این مورد هم یکی از نکاتی است که اجرای آن در زمینه راه انداختن همایش لازم است.
معمولاً در سمینارها و همایش‌ها، انواع مختلفی از نوشیدنی‌ها و غذاها سرو می‌شوند. بنابراین توجه داشتن به کیفیت این محصولات هم، یکی از نکات مهمی است که برگزارکنندگان سمینار باید به آن دقت کنند.
برگزاری ایونت در باغ تالار ویالون گاردن
قبل از برگزار کردن یک همایش یا ایونت، در نظر گرفتن تشریفات ایونت و مکان برگزاری آن دارای اهمیت است. بنابراین نمی‌توان هر مکانی را برای برگزاری همایش در نظر گرفت. یکی از مکان‌های خیلی خوب و زیبایی که می‌تواند برای برگزاری ایونت مورد استفاده قرار بگیرد، باغ تالار ویالون گاردن است.
با توجه به این که شرایط برگزاری ایونت خاص است، پس حتماً باید مکان برگزاری آن هم خاص باشد. باغ تالار ویالون گاردن، انواع مختلفی از خدمات را همچون پذیرایی و گل‌آرایی، به مهمانان و مشتریان خود ارائه می‌دهد. مشتریان عزیز قادر هستند که برای رزرو این مکان و همین‌طور ثبت سفارش‌های خود به سایت باغ تالار ویالون گاردن مراجعه نمایند.
مشتریان تالار قبل از رزرو کردن می‌بایست شرایط برگزاری ایونت را به طور کامل برای مسئولان این مکان توضیح دهند. مسئولان هم قادر هستند که به خوبی مشتریان را در این زمینه راهنمایی کنند و خواسته‌های آن‌ها را انجام دهند.
جمع بندی
رعایت کردن نکات و موارد مختلف از جمله تهیه چک لیست برگزاری ایونت برای برگزار کردن یک همایش یا ایونت دست به دست هم می‌دهند تا اجرای آن به خوبی انجام شود. همان‌طور که گفتیم، برگزاری ایونت تبلیغاتی یک روش خوب است که می‌تواند به‌عنوان یک استراتژی خاص در نظر گرفته شود. همین‌طور برگزاری ایونت سازمانی جزء مواردی است که در گروه برنامه‌های مربوط به اجرای انواع ایونت‌ها قرار دارد.
در آخر هم می‌توانیم اضافه کنیم که تقبل کردن هزینه برگزاری ایونت به بهترین نحو، جزء عوامل تاثیر گذار در ارائه خدمات بهتر به مشتریان است.